Terms of Service

Last updated: June 2026 — Version française ci-dessous ↓

These Terms of Service govern all services provided by EI Joëlle Bekombo, trading as Office Merch & Co (SIRET 93068058200010, 95 rue du pays de retz, 44860 Pont Saint Martin, France) to its clients. By commissioning our services — whether by signing a proposal, paying a deposit, or sending written confirmation — you agree to these terms in their version in force at the date of your order. Office Merch & Co reserves the right to update these terms at any time; the version applicable to any given project is the one communicated at the time of the proposal.

1. Services

Office Merch & Co provides premium branded merchandise design and production coordination, together with video content creation services. The exact scope, deliverables, quantities, and timeline are defined in the project proposal or retainer agreement sent to each client before work begins. No work commences without a signed proposal and deposit.

2. Quotes and Proposals

All proposals are valid for 30 days from the date of issue. Production costs (materials, manufacturing, packaging, shipping) are quoted separately from our service fees and confirmed before ordering. We reserve the right to revise cost estimates if the client changes scope after acceptance.

3. Payment Terms

• One-shot projects: 50% deposit required to start; remaining 50% due before delivery of digital assets and before shipment of physical goods. Physical goods are held by our kitting partner and only released for dispatch once full payment is confirmed. No shipping authorisation is issued until the balance is received.
• Retainer plans: Invoiced monthly in advance. First invoice due before project kickoff.
• Payment method: Payment is processed via Stripe.
• Late payment: Invoices unpaid after 30 days automatically accrue interest at 3× the French legal interest rate (currently ~3%/year for professionals, meaning approximately 9%/year on the outstanding amount). A flat €40 recovery fee is also applied per late invoice, as required by Article L441-10 of the French Commercial Code. Both apply automatically, without prior notice or formal demand.

4. Subcontracting

To deliver its services, Office Merch & Co works with a network of vetted subcontractors, including but not limited to: print and embroidery decorators, kitting and fulfilment partners, UGC video creators, and video editors. The client acknowledges and accepts that part of the production may be executed by third parties selected and managed by Office Merch & Co.

Office Merch & Co remains solely responsible to the client for the quality, delivery, and compliance of all final deliverables, regardless of which subcontractor produced them. Subcontractors are never directly visible to the client's end customers — all deliverables are white-label and branded exclusively as the client's own.

5. Content Creators — Compliance with French Influence Law

Office Merch & Co works with UGC (User-Generated Content) creators as commissioned subcontractors to produce video content on behalf of its clients. In accordance with French Law n°2023-451 of 9 June 2023 on commercial influence and its implementing Decree n°2025-1137 of 28 November 2025 (in force since 1 January 2026), all collaborations with content creators exceeding €1,000 (excl. tax) are formalised by a written contract specifying the nature of the content, deliverables, and remuneration.

The video content produced by Office Merch & Co constitutes commissioned creative work (travail de commande) intended for the client's own brand communication. The client is solely responsible for ensuring that any content published on their channels complies with applicable advertising transparency and influence marketing regulations in their jurisdiction (including, where applicable, the disclosure of commercial intent via required hashtags or labels).

6. Custom Products — No Returns or Refunds

The client is solely responsible for verifying all design elements, colours, quantities, and specifications before approving the digital mockup. Approval of the digital mockup (BAT) constitutes full and final acceptance of all visual, dimensional, and technical elements. No physical sample is sent by default. Physical samples are reserved for unusually large volumes or non-standard materials requiring extra quality verification. When requested, they must be agreed in writing, are invoiced separately, and add approximately 2–3 weeks to the production timeline. Slight colour variations between digital mockup and finished product are inherent to manufacturing processes and do not constitute a defect.

Returns or replacements are only accepted in cases of proven manufacturing defect or error attributable to Office Merch & Co, reported in writing within 7 days of delivery with supporting photo evidence.

7. Revision Rounds

Each project or plan includes the following revision rounds. All revision requests must be submitted as a single consolidated batch — not piecemeal.

Once revised versions are approved and locked, no further changes are accepted within that cycle. Additional revision rounds beyond those included are billed at €150/hour (rounded up to the nearest half-hour), or quoted as a flat fee — agreed in writing before the work begins.

8. Our Obligations

Office Merch & Co commits to:

• Deliver all agreed services within the timelines specified in the proposal, subject to timely receipt of client materials and approvals
• Produce merch and video content that meets the brief and brand guidelines provided by the client
• Submit a production quote and digital materials for client approval before placing any order with a supplier: a photorealistic digital mockup for merch (showing the design applied to the product — no physical sample required by default), and a rough cut preview for video content
• Provide a tracking number as soon as physical goods are dispatched
• Respond to client messages within the response time stated in the chosen plan (24h for Pro, 4h for Brand Partner)
• Maintain full white-label confidentiality towards the client's end customers
• Inform the client promptly of any delay, supply issue, or change that may affect the project

9. Client Responsibilities

• Provide a complete brief and brand assets within 5 business days of project start
• Return feedback and approvals within 5 business days of receiving each deliverable — delays may push the timeline accordingly
• Ensure all brand materials provided are legally owned or licensed by the client
• Verify all details carefully before approving mockups, as approval is final and binding

10. Intellectual Property

Upon receipt of full payment, all intellectual property rights transfer to the client for the following final deliverables only: edited videos ready to post, written captions, and print-ready merch artwork files. We do not deliver raw footage, rushes, video editing project files, or production source files (e.g. embroidery digitisation files) — these remain our internal tools.

Office Merch & Co retains the right to share and publish finished deliverables (videos, product visuals, design assets) on its own social media channels, website, and portfolio for marketing purposes. If you require full confidentiality — meaning no public use of your project by OMC — this must be requested in writing before project completion and may be subject to an additional fee.

11. Confidentiality

All client briefs and unpublished project materials are treated as strictly confidential. We operate white-label by default: Office Merch & Co is never identified as the production or agency partner to your end customers. Once final deliverables are produced and delivered, Office Merch & Co has the right to share finished work on its own social media, website, and portfolio. Full confidentiality must be requested in writing before project completion and may be subject to a fee.

12. Title Retention (Réserve de Propriété)

All physical goods produced under any project remain the exclusive property of Office Merch & Co until full payment of all sums due — including the service fee, production costs, and any applicable shipping — has been received. Risk of loss or damage transfers to the client upon confirmed handover to the shipping carrier, but title does not transfer until full payment is made.

This clause is enforceable against third parties, including in the event of the client's insolvency, receivership, or liquidation, in accordance with Articles L. 624-16 et seq. of the French Commercial Code. Office Merch & Co reserves the right to reclaim goods not yet paid for in such events.

13. Cancellations

• One-shot projects: The deposit is non-refundable once design or production work has started. If you cancel mid-project, work completed to date is invoiced at the pro-rata rate (total project fee divided proportionally by milestones completed). Once physical goods have been dispatched and delivery confirmed by the carrier, Office Merch & Co is no longer liable for loss, damage, customs delays, or any incident occurring after handover to the shipping partner.
• Custom merch and video deliverables: Once a production order has been placed with a supplier (after BAT — digital mockup approval), it cannot be cancelled. Manufacturing and materials costs are fully due and non-refundable, even in the event of cancellation.
• Retainer plans: Cancellable at any time with 30 days' written notice. The current month's invoice remains due in full. No cancellation fee.

14. Liability

Office Merch & Co's liability is limited to the total amount paid by the client for the specific project in question. We are not liable for indirect losses, lost profits, or consequential damages. We are not responsible for delays caused by third-party suppliers, shipping carriers, or customs authorities.

15. Customs, Duties, and Local Taxes

For shipments to the United Kingdom, United States, and any country outside the European Union, import customs duties, taxes, and any related fees are the sole responsibility of the client. Office Merch & Co is not responsible for delays caused by customs clearance in the destination country.

All prices quoted are exclusive of any taxes, VAT, or duties applicable in the client's jurisdiction. For B2B clients within the European Union, the reverse charge mechanism (autoliquidation) applies in accordance with EU VAT regulations. For clients outside the EU (UK, US, and other territories), no French VAT is applied on service invoices; applicable local taxes remain the client's responsibility.

16. Force Majeure

Neither party shall be held liable for failure or delay in performance due to circumstances beyond their reasonable control, including but not limited to: natural disasters, pandemics, strikes, supply chain disruptions, or government restrictions. The affected party shall notify the other as soon as reasonably possible.

17. Language

These Terms of Service are provided in both English and French. In the event of any discrepancy or conflict between the two versions, the French version shall prevail for the purposes of legal interpretation and dispute resolution, as these terms are governed by French law.

18. Governing Law and Disputes

These terms are governed by French law. Any dispute shall be subject to the exclusive jurisdiction of the French courts, unless otherwise agreed in writing.

19. Contact

For any queries regarding these terms: contact@officemerchco.com

Conditions Générales de Vente (CGV)

Dernière mise à jour : Juin 2026

Les présentes CGV régissent l'ensemble des prestations fournies par EI Joëlle Bekombo, exerçant sous la dénomination Office Merch & Co (SIRET 93068058200010, 95 rue du pays de retz, 44860 Pont Saint Martin, France) à ses clients professionnels. Toute commande — matérialisée par la signature d'un devis, le versement d'un acompte ou une confirmation écrite — implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV dans leur version en vigueur à la date de la commande. Office Merch & Co se réserve le droit de les modifier à tout moment ; la version applicable à un projet donné est celle communiquée lors de la remise du devis.

1. Prestations

Office Merch & Co propose des services de création de merch premium, de coordination de production et de création de contenu vidéo. Le périmètre exact, les livrables, les quantités et les délais sont définis dans le devis ou le contrat de retainer transmis avant démarrage. Aucun travail ne commence sans devis signé et acompte encaissé.

2. Devis

Tout devis est valable 30 jours à compter de sa date d'émission. Les coûts de production (matières, fabrication, packaging, livraison) sont devisés séparément des honoraires de service et confirmés avant toute commande. Nous nous réservons le droit de réviser les estimations en cas de modification du périmètre après acceptation.

3. Conditions de paiement

• Projets ponctuels : 50 % d'acompte au démarrage ; solde (50 %) dû avant livraison des assets numériques et avant expédition des produits physiques. Les produits physiques sont conservés par notre partenaire de kitting et ne sont libérés pour expédition qu'à réception du paiement intégral. Aucun bon d'expédition n'est émis avant encaissement du solde.
• Retainers : Facturation mensuelle en avance. Première facture due avant le lancement du projet.
• Mode de paiement : Le paiement est traité via Stripe.
• Retard de paiement : Les factures impayées après 30 jours génèrent automatiquement des pénalités au taux légal × 3 (actuellement ~3 %/an pour les professionnels, soit ~9 %/an sur le montant dû), ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € par facture, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce. Ces pénalités s'appliquent de plein droit, sans mise en demeure préalable.

4. Sous-traitance

Pour l'exécution de ses prestations, Office Merch & Co fait appel à un réseau de sous-traitants sélectionnés, notamment : décorateurs (impression et broderie), prestataires de kitting et logistique, créateurs vidéo UGC, et monteurs vidéo. Le client reconnaît et accepte qu'une partie de la production puisse être réalisée par des tiers sélectionnés et gérés par Office Merch & Co.

Office Merch & Co demeure seul responsable envers le client de la qualité, de la livraison et de la conformité de l'ensemble des livrables finals, quel que soit le sous-traitant qui les a produits. Les sous-traitants ne sont jamais visibles des clients finaux du client — tous les livrables sont en marque blanche et présentés exclusivement sous la marque du client.

5. Créateurs de contenu — Conformité à la loi Influence

Office Merch & Co fait appel à des créateurs de contenu UGC en qualité de sous-traitants commissionnés pour produire des contenus vidéo pour le compte de ses clients. Conformément à la loi n°2023-451 du 9 juin 2023 encadrant l'influence commerciale et son décret d'application n°2025-1137 du 28 novembre 2025 (en vigueur depuis le 1er janvier 2026), toute collaboration avec un créateur de contenu dépassant 1 000 € HT fait l'objet d'un contrat écrit précisant la nature des contenus, les livrables et la rémunération.

Les contenus vidéo produits par Office Merch & Co constituent des œuvres de commande destinées à la communication de marque du client. Le client est seul responsable de s'assurer que les contenus publiés sur ses canaux respectent les réglementations applicables en matière de transparence publicitaire et de marketing d'influence dans sa juridiction (notamment, le cas échéant, l'indication du caractère commercial via les mentions légales requises).

6. Produits personnalisés — Absence de retour et de remboursement

Le client est seul responsable de la vérification de l'ensemble des éléments de design, couleurs, quantités et spécifications avant validation du mockup numérique. La validation du BAT (Bon à Tirer numérique) vaut acceptation définitive et irrévocable de tous les éléments visuels, dimensionnels et techniques. Aucun échantillon physique n'est envoyé par défaut. Les échantillons physiques sont réservés aux commandes de très grand volume ou aux matières inhabituelles nécessitant une vérification qualité approfondie. Sur demande, ils doivent être convenus par écrit, sont facturés séparément et allongent le délai de production d'environ 2 à 3 semaines. De légères variations de teinte entre le BAT numérique et le produit final sont inhérentes aux procédés de fabrication et ne constituent pas un défaut.

Un retour ou un remplacement n'est accepté qu'en cas de défaut de fabrication avéré ou d'erreur imputable à Office Merch & Co, signalé par écrit dans les 7 jours suivant la livraison avec photos à l'appui.

7. Révisions

Chaque offre ou plan inclut les rounds de révision suivants. Toutes les demandes de modification doivent être soumises en une seule fois — pas de retours au fil de l'eau.

Une fois les versions révisées approuvées et verrouillées, aucune modification supplémentaire n'est acceptée dans ce cycle. Les rounds supplémentaires sont facturés à 150 €/h (arrondi à la demi-heure supérieure), ou sur devis forfaitaire — convenu par écrit avant démarrage.

8. Nos engagements

Office Merch & Co s'engage à :

• Livrer l'ensemble des prestations convenues dans les délais précisés au devis, sous réserve de la réception en temps et en heure des éléments et validations client
• Produire du merch et du contenu vidéo conformes au brief et aux guidelines de marque fournis par le client
• Soumettre un devis de production et des éléments de validation numérique avant toute commande auprès d'un fournisseur : un mockup numérique photo-réaliste pour le merch (simulation du design appliqué au produit — aucun échantillon physique requis par défaut), et une version de prévisualisation (rough cut) pour les contenus vidéo
• Fournir un numéro de suivi dès l'expédition des produits physiques
• Répondre aux messages du client dans le délai de réponse stipulé dans le plan choisi (24h pour Pro, 4h pour Brand Partner)
• Maintenir la confidentialité totale en marque blanche vis-à-vis des clients finaux du client
• Informer le client rapidement de tout retard, problème d'approvisionnement ou changement susceptible d'affecter le projet

9. Obligations du client

• Fournir le brief complet et les assets de marque dans les 5 jours ouvrés suivant le démarrage
• Retourner ses retours et validations dans les 5 jours ouvrés suivant réception de chaque livrable — tout retard peut décaler le calendrier
• S'assurer que tous les éléments de marque fournis sont légalement détenus ou licenciés par le client
• Vérifier soigneusement tous les détails avant de valider les maquettes, la validation étant définitive et contraignante

10. Propriété intellectuelle

À réception du paiement intégral, tous les droits de propriété intellectuelle sont transférés au client pour les livrables finals uniquement : vidéos éditées prêtes à poster, captions rédigées et fichiers artwork merch print-ready. Nous ne livrons pas les rushes bruts, projets de montage, fichiers sources vidéo, ni les outils de production internes (ex. fichiers de digitalisation broderie).

Office Merch & Co conserve le droit de partager et publier les contenus finis sur ses propres réseaux sociaux, site web et portfolio à des fins marketing. Toute demande de confidentialité totale doit être formulée par écrit avant la fin du projet et peut faire l'objet de frais supplémentaires.

11. Confidentialité

Tous les briefs clients et matériaux de projet non publiés sont traités de façon strictement confidentielle. Nos prestations sont réalisées en marque blanche : Office Merch & Co n'est jamais présenté comme partenaire aux clients finaux. Une fois les livrables finals produits et remis, Office Merch & Co a le droit de publier les contenus finis sur ses propres réseaux et portfolio. Toute demande de confidentialité totale doit être convenue par écrit avant la fin du projet et peut faire l'objet de frais supplémentaires.

12. Clause de réserve de propriété

L'ensemble des produits physiques fabriqués dans le cadre d'un projet restent la propriété exclusive d'Office Merch & Co jusqu'au paiement intégral de toutes les sommes dues — honoraires de service, coûts de production et frais d'expédition inclus. Le transfert des risques de perte ou de détérioration intervient lors de la remise au transporteur, mais le transfert de propriété n'a lieu qu'après paiement complet.

Cette clause est opposable aux tiers, y compris en cas d'insolvabilité, de redressement judiciaire ou de liquidation du client, conformément aux articles L. 624-16 et suivants du Code de commerce. Office Merch & Co se réserve le droit de revendiquer les biens impayés dans de tels cas.

13. Annulations

• Projets ponctuels : L'acompte n'est pas remboursable une fois le travail de design ou de production lancé. En cas d'annulation en cours de projet, les travaux réalisés à ce jour sont facturés au prorata (honoraires totaux divisés proportionnellement aux jalons complétés). Une fois les produits physiques expédiés et la livraison confirmée par le transporteur, Office Merch & Co n'est plus responsable des pertes, dommages, retards douaniers ou incidents survenant après remise au transporteur.
• Merch et vidéo personnalisés : Une fois la commande de production passée auprès d'un fournisseur (après validation du BAT), elle ne peut plus être annulée. Les coûts de fabrication et de matières sont intégralement dus et non remboursables, même en cas d'annulation.
• Retainers : Résiliables à tout moment avec 30 jours de préavis écrit. Le mois en cours reste dû intégralement. Aucune pénalité de résiliation.

14. Responsabilité

La responsabilité d'Office Merch & Co est limitée au montant total payé par le client pour le projet concerné. Nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes, manques à gagner ou dommages consécutifs. Nous ne sommes pas responsables des retards imputables à des fournisseurs tiers, transporteurs ou services douaniers.

15. Douanes, droits et taxes locales

Pour les expéditions au Royaume-Uni, aux États-Unis et dans tout pays hors de l'Union européenne, les droits de douane à l'importation, taxes et frais annexes sont à la charge exclusive du client. Office Merch & Co ne peut être tenu responsable des retards liés au dédouanement dans le pays de destination.

Tous les prix indiqués sont hors taxes et hors droits applicables dans la juridiction du client. Pour les clients professionnels au sein de l'Union européenne, le mécanisme d'autoliquidation de la TVA s'applique conformément à la réglementation TVA européenne. Pour les clients hors UE (Royaume-Uni, États-Unis et autres territoires), aucune TVA française n'est appliquée sur les factures de prestations ; les taxes locales applicables restent à la charge du client.

16. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement ou d'un retard dû à des circonstances indépendantes de sa volonté raisonnable, notamment : catastrophes naturelles, pandémies, grèves, perturbations des chaînes d'approvisionnement ou restrictions gouvernementales. La partie concernée devra en informer l'autre dans les meilleurs délais.

17. Langue du contrat

Les présentes CGV sont fournies en anglais et en français. En cas de divergence ou de contradiction entre les deux versions, la version française prévaut aux fins d'interprétation juridique et de résolution des litiges, les présentes conditions étant régies par le droit français.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux français, sauf accord contraire écrit entre les parties.

19. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV : contact@officemerchco.com